Когда система берёт на себя рутину, мы свободны творить, учить, создавать и развиваться.
Кто такие Nayruz
Школа музыки и искусств в Хайфе с сотнями учеников и преподавателей, где преподают восточную и западную музыку. Среди её курсов, в частности: скрипка, фортепиано, гитара, вокал, постановка голоса, теория музыки, хоры и ансамбли.
Как работали раньше
Бумажные папки, разрозненные таблицы Excel и Google Sheets, WhatsApp, отдельные расписания и ручной контроль. Перенос одного занятия означал переписку между родителем, преподавателем и администрацией, а затем ручную правку расписания.
Сложности
Самым трудным были платежи, составление и ведение расписания и связь между ними: руководители тратили на это по несколько часов каждый день. Связь между абонементами, занятиями, договорами, переносом пропущенных занятий и платежами вели вручную — в нескольких таблицах, документах и отдельном приложении для квитанций. Оплату собирали вручную, через внешний платёжный терминал и только в офисе. Чтобы узнать, сколько заплатила семья, администрация проверяла четыре места и больше. Зачёты, возвраты, смены кабинетов и времени занятий было трудно отслеживать. Разговоры с родителями не записывались, а семьи не видели своих начислений и расписания — особенно изменений в занятиях и того, как они влияют на отработки и платежи.
Как помог Maestro
Абонементы, занятия, договоры, перенос пропущенных занятий и платежи теперь связаны в одной системе. Преподаватели отмечают посещаемость и назначают отработки. Родители и ученики видят в приложении начисления, время занятий, кабинеты и каждое изменение и платят откуда угодно. Система рассчитывает начисления, следит за оплатой и обновляет платежи, когда что-то меняется. Администрация видит баланс каждой семьи в одном месте и записывает каждый разговор и каждое напоминание. То, что система уже знает, она делает сама. Руководители теперь тратят время на развитие школы, открытие новых групп по музыке и искусству и на решения по исключениям, которые требуют их участия.