כשהמערכת מטפלת בשגרה, אנחנו פנויים ליצור, ללמד, להפיק ולהתפתח.
מי זה ניירוז
בית ספר למוזיקה ואומנויות בחיפה, עם מאות תלמידים ומורים, שמלמד מוזיקה מזרחית ומערבית. הקורסים שלו כוללים, בין היתר: כינור, פסנתר, גיטרה, שירה, פיתוח קול, תורת המוזיקה, מקהלות והרכבים.
איך עבדו קודם
קלסרים, קובצי אקסל וגוגל שיטס מפוזרים, וואטסאפ, מערכות נפרדות ומעקב ידני. העברת שיעור אחד הצריכה הודעות בין ההורה, המורה והמשרד, ואחר כך עדכון ידני של המערכת.
האתגרים
התשלומים, שיבוץ השיעורים וניהולם, והקשר ביניהם, היו החלק הקשה ביותר, והמנהלים הקדישו להם כמה שעות בכל יום. הקשר בין חבילות, שיעורים, חוזים, השלמות ותשלומים נוהל ידנית, בכמה גיליונות, מסמכים ואפליקציה נפרדת לקבלות. הגבייה הייתה ידנית, במסופון חיצוני, ורק במשרד. כדי לדעת מה משפחה שילמה, המשרד בדק בארבעה מקומות ויותר. היה קשה לעקוב אחרי זיכויים, החזרים ושינויים בחדרים ובשעות השיעורים. השיחות עם ההורים לא תועדו, והמשפחות לא ראו את החיובים ואת מועדי השיעורים שלהן — ובמיוחד את השינויים בשיעורים ואת השפעתם על ההשלמות והתשלומים.
איך מאסטרו עזר
חבילות, שיעורים, חוזים, השלמות ותשלומים מחוברים עכשיו במערכת אחת. המורים מסמנים נוכחות וקובעים השלמות. ההורים והתלמידים רואים באפליקציה את החיובים, מועדי השיעורים, החדרים וכל שינוי, ומשלמים מכל מקום. המערכת מחשבת את החיובים, עוקבת אחרי הגבייה ומעדכנת את התשלומים כשמשהו משתנה. המשרד רואה את היתרה של כל משפחה במקום אחד ומתעד כל שיחה וכל מעקב. מה שהמערכת כבר יודעת, היא עושה בעצמה. המנהלים מקדישים עכשיו את הזמן לפיתוח בית הספר, לפתיחת קבוצות חדשות במוזיקה ובאמנות, ולהחלטות על חריגים שדורשים אותם.